Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
+7 (499) 110-86-37Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 366Санкт-Петербург и область

Как зарегистрировать исходящее письмо образец

Регистрация входящей и исходящей документации писем, телеграмм, заявлений, справок, уведомлений и пр. Для регистрации документов создается специальный журнал, в котором фиксируются данные о поступающей и исходящей корреспонденции. Формально под регистрацией документов подразумевается присвоение полученному либо отправленному документу идентификационного номера с занесением соответствующей информации в вышеупомянутый журнал. Документы подлежат регистрации с целью:. Некоторые виды документации непосредственно после регистрации получают юридическую силу. Так, выданная работнику справка считается действительной только при условии наличия регистрационного номера.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Регистрация исходящих документов

Активировать демодоступ. Все документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ ко всем материалам и скачивать любые файлы. Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям. Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином. Составление и оформление деловых писем — неотъемлемая часть повседневной работы любого предприятия.

Умение составлять стандартные деловые письма вырабатывается довольно быстро, но одно неграмотное письмо в начале деятельности предприятия может зарубить на корню возможность выгодного и долгосрочного сотрудничества. Использование фирменного бланка компании — важный фактор успешного оформления делового письма. По одежке встречают — истина актуальная в любые времена. Разумеется, что для разных типов писем, нужны разные типы бланков. Перечень типов, а также нормы их заполнения нужно закрепить отдельным приказом по организации.

Это может быть, например, не приказ, а инструкция по делопроизводству. ГОСТ регламентируются основные требования к бланкам деловых писем. Бланк должен быть максимально информативным и содержать все необходимые сведения:. Скачайте образец. Конечно, это не обязательный, а рекомендательный список. Руководство каждой компании само определяет необходимость включить те или иные реквизиты своей организации в шапку бланка. Но есть и общие требования к оформлению деловых писем, которые являются обязательными.

Эти требования устанавливаются действующими ГОСТами. В нём приведён перечень обязательных реквизитов, наличие которых подтверждает юридическую силу документов, в том числе, деловых писем. Кроме того, ГОСТ устанавливает и требования к оформлению документов. ГОСТ Р 7. Нумерация реквизитов, показанных на рисунке, соответствует установленной ГОСТом.

Согласно ГОСТ 6. На практике использование полного набора реквизитов встречается крайне редко. Назначение каждого документа определяет свой набор реквизитов.

Для делового письма рекомендуются следующие реквизиты:. Письменный деловой этикет в странах Евросоюза предусматривает наличие в деловом письме следующих реквизитов:. Как видим, содержание делового письма в адрес зарубежных партнёров мало чем отличается от того, что вы направите в российскую компанию.

В этом случае самое главное — сделать как можно меньше орфографических и грамматических ошибок. В практике делопроизводства основные затруднения обычно вызывает заполнение следующих реквизитов:. Правила деловой переписки и оформления делового письма устанавливают особые требования к оформлению этого реквизита, обязательного для внешних документов. В нём необходимо указать адрес, должность и фамилия лица, которое возглавляет организацию, в которую направляется документ.

Если они неизвестны, достаточно указать наименование предприятия и его почтовый адрес. Существуют требования к заполнению сведений о почтовом адресе, установленные п. Информация вносится в такой последовательности:. При этом неважно, к какому из видов деловой переписки относится письмо — расположение и правила заполнения этого реквизита для всех видов писем одинаковые. Залог грамотного и хорошо сформулированного письма — четкое понимание цели, с которой вы его пишите.

Будет ли это предложение о сотрудничестве, приглашение на мероприятие или претензия — текст должен быть посвящен исключительно цели письма и не содержать посторонних элементов. Придерживайтесь правила: одна цель — одно письмо. Другими словами, каждое письмо посвятите решению одной проблемы, одного вопроса.

В крайнем случае, если письмо поднимает несколько вопросов, то они должны быть взаимосвязаны и вытекать один из другого. Если вы хотите решить несколько вопросов с одной и той же организацией, то целесообразнее написать несколько писем, каждое из которых посвятить одному конкретному вопросу. Необязательным дополнением к основному письму могут стать приложения. Все приложения оформляют на отдельных листах и нумеруют также отдельно. Образец оформления отметки о наличии приложений к деловому письму.

Скачать документ полностью. В конце письма ставится подпись — должность, инициалы и фамилия отправителя. Особое обратите на соответствие рангов адресата и отправителя. Например, письмо на имя генерального директора должен пописывать генеральный директор. В крайнем случае — его заместитель. Обратите внимание! Основные реквизиты на бланке всё равно должны быть: эмблема, дата и номер документа, адрес организации — автора документа, справочные данные о компании, ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа.

Образец бланка делового письма не по ГОСТу, который всё равно можно взять в работу. Как использовать бланки не по ГОСТу. В оформлении делового письма необходимо придерживаться требований, установленных ГОСТами. Регламенты помогут не только правильно расположить реквизиты, но и структурировать содержание письма.

Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ. У меня есть пароль. Пароль отправлен на почту Ввести.

Введите эл. Неверный логин или пароль. Неверный пароль. Введите пароль. Я тут впервые. Кадры и HR. Ввести код доступа О журнале Контакты Подписка 8 А еще Статьи Деловая переписка.

Оформление делового письма по ГОСТу: основные правила. Темы: Деловая переписка. ГОСТ по делопроизводству Скачайте образец. Инструкция по делопроизводству Скачайте образец. Номер реквизита по ГОСТ 6. Поможет составить деловое письмо любого типа и любой сложности.

Конструктор деловых писем Уникальная таблица-шпаргалка, которая поможет грамотно и быстро составить любое деловое письмо в разных ситуациях.

Попробовать сейчас. Важное в январе Как закрыть журналы регистрации за прошлый год и открыть новые Как секретарю наладить работу с входящими документами компании: пять главных шагов Проблемные ситуации в деловой переписке.

Полезные шпаргалки для секретарей и делопроизводителей Документ месяца: номенклатура дел. Читайте в электронном журнале Можно ли передать документы в архив компании актом приема-передачи Как составить приказ о предоставлении отпуска работнику Ваш начальник газлайтер. Как защититься и сохранить работу Как вернуть расходы на ребенка, учебу и лечение Как выбрать агентство для проведения мероприятия.

Правовая база. Налоговый кодекс Гражданский кодекс. Новости партнеров. В Москве обсудили перспективы и практики внедрения профстандартов. Журнал "Справочник секретаря и офис-менеджера" Подписка со скидкой! Продукты и услуги партнеров. Адрес электронной почты. Я даю свое согласие на обработку моих персональных данных. Новости по теме. Проблемные ситуации в деловой переписке: как выйти, сохранив лицо.

Пора поздравить клиентов и партнёров с Новым годом: скачайте образцы писем. Как написать деловое письмо иностранному партнеру. Как секретарю писать письма, чтобы их внимательно прочитали. Статьи по теме.

Письмо о намерениях: образцы для разных случаев. Как написать сопроводительное письмо к документам. Поздравление с Новым годом партнерам: уходим от официоза. Письмо о предоставлении информации: образец.

Реквизиты служебного письма

В этой статье мы не только подробно рассмотрим процесс учета исходящих документов, но и полностью алгоритм их подготовки с момента создания проекта до помещения в дело. Скачать журнал регистрации исходящих документов также можно здесь. Регистрация исходящих документов, на самом деле, особой сложности не представляет. Обычно этим занимается тот же сотрудник, в чьи обязанности входит и учет входящих. Исключение составляют крупные организации, объем документооборота которых исчисляется десятками и сотнями тысяч документов.

Регистрационный номер и дата, наряду с подписью директора и элементами фирменного бланка придают письму юридическую силу. Многие канцелярии откажутся принять подписанное, но незарегистрированное письмо.

Нарушать этот порядок действий нельзя. Не подписанные руководством письма не должны регистрироваться! До подписи письмо — не письмо, а только его проект.

Обратите внимание: если какие-то из перечисленных документов планируется отослать с сопроводительным письмом, то регистрации подлежит сопроводительное. То же относится к счетам и актам, договорам, проектам, сметам и всем остальным документам, которые создаются в отделах компании и должны быть отправлены. Подробнее об этом написано в статье про сопроводительное письмо. На бланке организации для писем обычно предусмотрены специальные поля для даты регистрации и номера письма:. Для визового экземпляра письма, которое готовится не на бланке, а на обычном листе бумаги, секретарь может заказать специальный штамп, чтобы не писать номер и дату от руки:.

Регистрация исходящих документов происходит в соответствии с системой регистрации, принятой в компании. Номер письма должен быть уникальным. Под одним номером в организации может быть зарегистрировано только одно письмо! Если одно и то же письмо будет отправлено в несколько адресов, оно все равно должно быть зарегистрировано один раз и получить один номер.

В учетную форму регистрации исходящих документов журнал, книга вносится следующая информация:. Регистрация исходящих документов подразумевает заполнение всех этих граф учетной формы. После присвоения номера на бланке заполняются соответствующие строки, и затем письмо сканируется. Электронная копия с помощью гиперссылки присоединяется к журналу.

Теперь копию документа можно будет распечатать в любое время. Предложенная форма журнала регистрации исходящих документов близка к универсальной.

Каждая организация при желании может приспособить ее под свои потребности. Сколько экземпляров исходящего письма нужно подготовить? Чтобы ответить на этот вопрос, нужно точно знать, как именно оно будет отправлено и учитывать, что в организации обязательно должен остаться оригинальный экземпляр документа. Так, если планируется выслать письмо по факсу или по электронной почте , то очевидно, что независимо от количества адресатов будет достаточно и одного экземпляра, который после отправки или сканирования будет помещен в дело.

Если же письмо будет отправлено по почте или его доставит курьер, то количество экземпляров должно равняться количеству адресатов плюс еще один — визовый — останется в организации. В отличие от основного экземпляра письма, который будет выслан адресату, визовый распечатывается не на фирменном бланке, а на обычном листе бумаги. Если проект письма проходил процедуру согласования, то все визы ставятся именно на этом экземпляре если письмо готовится без визового варианта, то визы пишутся на оборотной стороне.

Визовый экземпляр исходящего письма — это не копия. Он имеет ровно такую же юридическую силу, как и основной экземпляр, помещенный на бланк. Как уже говорилось, визовый экземпляр исходящего письма помещается в дело, то есть подшивается в папку, где хранится переписка по той конкретной теме или именно с тем контрагентом, которому оно адресовано.

Здравствуйте, подскажите, пожалуйста, сегодня случайно зарегистрировала под одним регистрационным номером 2 документа, для одной и той же организации, но разные по содержанию и отправила. Какими могут быть последствия? Добрый день! Ошибка не критическая, хотя и досадная. Можно вдогонку по факсу или по электронке отправить копию письма с нужным номером. Если же предпочтете не звонить, оставьте как есть. Но тогда последствием будет путаница с ответами, придется разбираться, на какое из двух писем получен ответ.

В будущем это может осложнить переписку. Добрый день. Вот такой вопрос. Наш юр. На них проставляется регистрационный номер. Но через некоторое время они возвращаются обратно уже с печатью от клиента. У нас электронная система, так что PDF в этом случае уже имеет другой вид и нам надо опять регистрировать документ? День добрый! Не совсем понятно, почему ваши исходящие письма с печатью клиента возвращаются обратно.

Речь идет об отметке о принятии письма, входящем номере клиента? Если да, то не нужно их регистрировать как входящее, это не входящий документ. Если имелось в вид что-то другое, напишите, пожалуйста, подробнее. Подскажите, пожалуйста, если до меня в организации не регистрировались строго документы, а я хочу это ввести. Для справок и благодарственных писем, писем-просьб должна быть разная нумерация или все это ведется в одном реестре?

Все зависит от потребностей вашей организации, ведь главное, для чего создается реестр — удобство поиска документов. Можно делить письма на категории и присваивать им цифровые и буквенные коды.

А иногда достаточно регистрировать исходящие по порядку в одном реестре исходящих писем. Подумайте, как будет удобно работать именно вам и именно с письмами вашей компании. Подскажите, в папке исходящей докуметации, а в дальнейшем и в архиве, должны храниться ТОЛЬКО оригиналы писем, либо допустимо и копии с указанием местонахождения оригинала письма?

У нас есть делопроизводитель, которая ведет книгу учета исходящих документов. Мое направление в работе требует большого кол -ва отправки писем в субъекты профилактики и с согласия руководителя я завела свою книгу, куда вписываю номера писем только в соответствующие органы.

Как правильно мою книгу ввести в общий документооборот организации. Не могу найти в интернете приказ. Думаю, что им и необходимо вводить книгу? Подскажите, пожалуйста! Чтобы избежать двойной нумерации документов в компании, рекомендую вам придумать цифровой или буквенный индекс, который вы будете присоединять к исходящему номеру. Вы можете внести изменения в инструкцию по делопроизводству, если она есть.

Если инструкции нет, изменения можно оформить простым приказом по организации. У меня возникли проблемы относительно регистрации исходящих документов. Я работаю секретарем в небольшой фирме, занимаюсь и закупками и делопроизводством. Так вот заявки на закупку и другие исходящие документы веду по одной нумерации и все регистрирую в одном журнале.

Заявок на закупку бывает очень много и я задумалась о том чтобы вести отдельную нумерацию по заявкам на закупку и отдельную по остальным исходящим документам. Только как это сделать теперь когда я всё вела по одной нумерации? И можно ли прошлые исходящие документы как-то отделить и создать по ним новую нумерацию?

Когда общий поток документов становится велик и его приходится разделять, рекомендуется добавлять к регистрационным номерам цифровые или буквенные индексы. Заявки можете нумеровать 1-з, 2-з и т. Скорее всего, придется завести под них отдельный журнал регистрации. Сделать это можно в любой момент, необязательно дожидаться начала календарного года. Оформить изменение можно приказом по организации.

Посмотрите в других комментариях к этой записи, примерный текст такого приказа я уже приводила. Изменять нумерацию зарегистрированных ранее документов нельзя. Но заявки и обычные исходящие, скорее всего, относятся к разным делам по номенклатуре дел. Если номенклатуры еще нет, разделите их физически по разным папкам.

Когда в компании появится архив, заявки оформят в соответствующее дело. Спасибо Вам за ответ. Собираюсь разделить документы как вы и посоветовали. Но тут возник еще вопрос — после разделения по отдельным папкам вести новую нумерацию с первых чисел или уже продолжать всё как было а только разделить по папкам? Заранее благодарю.

Лучше начать новую нумерацию с первых чисел: например, исходящие письма будут с номерами 1-п, 2-п, а заявки 1-з, 2-з. Можно ли в июне, зарегистрировать исходящее письмо от мая. И как должна быть нумерация. Последнее письмо 41 от Мне продолжать: 42 от Или ввести подпункты к регистрируемым письмам в мае? А как же быть с журналом регистрации исходящих там же все по порядку в каждой строке.

Заранее благодарна. В электронный журнал регистрации в нужном месте за май добавляется строка.

Работа любой современной организации невозможна без входящей и исходящей документации. Служебное письмо — один из видов документации, которая имеет свой стиль оформления.

Работа любой современной организации невозможна без входящей и исходящей документации. Служебное письмо — один из видов документации, которая имеет свой стиль оформления. Так как служебная корреспонденция является еще и коммуникативным средством управленческой деятельности, очень важно понимать, как она правильно составляется и оформляется, какие реквизиты включаются в бланк письма. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу.

Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов". К оформлению исходящей корреспонденции предъявляются особые требования. Это обусловлено тем, что она носит информационно-справочный характер.

Это позволит соблюсти четкую структуру документа и сохранить требуемый стиль делового общения, а также правильно расположить реквизиты делового письма. Обязательным соблюдение указанного ГОСТа является только для федеральных органов исполнительной власти.

Шапка документа может располагаться как продольно, так и иметь угловое расположение здесь обычно располагают реквизиты бланка письма, телефоны и адреса организаций.

Образец письма с угловым расположением реквизитов является наиболее распространенным вариантом в современном делопроизводстве. Шапка служебного письма расположена под регистрационным номером. В ней содержится обращение к адресату. По центру пишется обращение к получателю. Реквизиты компании отправителя чаще всего указываются на фирменном бланке компании. Также необходимо правильно указать получателя корреспонденции, другими словами, реквизиты адресата:.

Важно отметить, что если письмо с одинаковым содержанием необходимо отправить нескольким получателям, то в первую очередь необходимо указывать адрес основного получателя и только потом остальных. После того как исходящий документ было подписан, на него проставляется дата. Дата может иметь формат В случае, когда дата указывается в документе несколько раз, рекомендуется выдерживать единый стиль написания.

Присвоение регистрационного номера происходит в соответствии с той системой регистрации исходящей документации, какая принята в организации, и только после подписания документа. Номер регистрации состоит из порядкового номера документа, который может быть дополнен индексом дела или буквами.

Важно отметить, что регистрация исходящего документа облегчает обработку почтовой корреспонденции как вам, так и вашему получателю. В этом случае в ответном письме указывают дату и номер полученного. Это обеспечит более быструю обработку корреспонденции в компании-получателе. Служебную корреспонденцию в основном подписывают руководители, а в случае отсутствия его на рабочем месте — его заместители или другие должностные лица, которые исполняют обязанности руководителя в период его отсутствия.

Важно отметить, что современная деловая корреспонденция отправляется не только при помощи почты, но и с использованием телеграфа, факсов и электронной почты. Несмотря на то, что каждое деловое послание подписывает руководитель компании или уполномоченные им должностные лица, саму переписку ведет обычный рядовой сотрудник, т.

Именно его имя и контактные данные указываем в этой части. Информация об исполнителе располагается всегда в самом низу, в последних строках. Пишется полностью имя, отчество и фамилия работника, с новой строки его контактный телефон, и еще ниже — адрес электронной почты. Шрифт оставляем тот же. Печати на письма обычно не ставят, но если исходящая корреспонденция носит официальный характер, оформлена на бланке организации и имеет своей целью вступить с кем-то или другой организацией в юридические правовые отношения и нести ответственность за все позиции, излагаемые письмом, руководство может пожелать добавить дополнительный реквизит в виде печати.

ГОСТ по делопроизводству и документообороту — это свод правил по оформлению организационно-распорядительных документов. Расскажем, каков порядок работы с документацией, чем отличаются новые требования, как выглядит инструкция по кадровому делопроизводству по новому ГОСТу. Общие требования к текстовым документам ГОСТ 2. Они содержат нормы, которым должны подчиняться структура и состав текстов в сфере строительства, приборостроения и машиностроения.

Впервые столкнувшись с делопроизводством, бывает непросто определить, на что в первую очередь обратить внимание и как разобраться в потоке дел и документов. С чего начать и как построить систему документооборота, которая будет отвечать всем требованиям организации? Рассмотрим основные моменты. Электронная подпись — это удобная возможность подтверждения подлинности авторства документа или информации, имеющая юридическую силу.

При возникновении непредвиденной ситуации, например утрате цифрового ключа, необходимо знать, как его отозвать. Реквизиты служебного письма. Мария Ламинская. Санкт-Петербург, Улица Фрунзе, д. Автор: Мария Ламинская Обсудить в чате Telegram. Подпишитесь на новости Клуба кадровиков. Вы в любой момент сможете отказаться от наших писем, если потеряете к ним интерес. Подписываясь на рассылку, вы соглашаетесь с Правилами пользования и Политикой конфиденциальности и даете согласие на использование файлов cookie и передачу своих персональных данных сайту clubtk.

Связанные статьи. Требования к оформлению документации ГОСТ по делопроизводству и документообороту — это свод правил по оформлению организационно-распорядительных документов. Основы делопроизводства и документооборота для новичков Впервые столкнувшись с делопроизводством, бывает непросто определить, на что в первую очередь обратить внимание и как разобраться в потоке дел и документов.

Как отозвать электронную подпись Электронная подпись — это удобная возможность подтверждения подлинности авторства документа или информации, имеющая юридическую силу. Другие образцы документов. Как составить дополнительное соглашение к договору оказания услуг. Как правильно нумеровать страницы в журналах. Как правильно подписывать документы.

Как оформить сопроводительное письмо к договору. Какие отчеты сдавать в центр занятости. Club TK. Грамотно решаем профессиональные кадровые вопросы. Есть вопрос? Задайте его прямо сейчас. Ответ гарантируем! Я работодатель Я работник Карантин и коронавирус Оформление документов Охрана труда Проверки и отчетность Персональные данные Иностранные работники Прием на работу Отпуск Рабочее время Дисциплина труда Расчеты с персоналом Больничные Аттестация и переподготовка Увольнение Здесь нет моей темы, хочу задать вопрос экспертам Организация работы и кадровые вопросы в связи с коронавирусом Образцы основных документов в связи с коронавирусом Нерабочие дни в связи с коронавирусом.

Образцы заполнения кадровых документов Формы первичных учетных документов Сведения о трудовой деятельности электронная трудовая книжка Ведение трудовых книжек в бумажном виде. Специальная оценка условий труда Несчастный случай на производстве Обязательные медосмотры профосмотры Инструктажи по охране труда. Обязательные документы при проверках Календарь кадровика.

Хранение и использование персональных данных Меры по защите персональных данных работников Ответственность за нарушения законодательства о персональных данных. Привлечение иностранцев Оформление иностранцев. Оформление приема на работу Трудовой договор. График отпусков Замена отпуска денежной компенсацией Оформление ежегодного оплачиваемого отпуска Отпуск по беременности и родам Отпуск по уходу за ребенком Льготный дополнительный отпуск. График работы Привлечение, оформление и оплата Учет рабочего времени Выходные и праздничные дни.

Правила внутреннего трудового распорядка ПВТР Дисциплинарные взыскания Порядок увольнения за нарушение трудовой дисциплины. Заработная плата Районные коэффициенты и надбавки Материальная ответственность работника. Оплата больничного листа не пилотный проект Оплата больничного листа пилотный проект Заполнение больничного листа работодателем Работа с электронными больничными Пособие по беременности и родам.

Порядок проведения аттестации Ограничения на увольнение из-за непрохождения аттестации Расходы на подготовку и переподготовку кадров. Основания для увольнения Процедура увольнения по сокращению. Перейти в telegram-чат. Карантин и коронавирус Прием на работу Отпуск Больничные Льготы и компенсации Иностранные работники Увольнение Трудовые споры Здесь нет моей темы, хочу задать вопрос экспертам Перевод на удаленную дистанционную работу Нерабочие дни в связи с коронавирусом Временные правила по оформлению и оплате больничных листов.

Список документов при приеме на работу Медосмотры при приеме на работу Испытание при приеме на работу Существенные условия трудового договора. График отпусков Замена отпуска денежной компенсацией Отпуск по беременности и родам Отпуск по уходу за ребенком Льготный дополнительный отпуск. Правила получения и оплаты пособия по временной нетрудоспособности Электронные больничные Пособие по беременности и родам. Льготный дополнительный отпуск Права инвалидов Льготы работающим пенсионерам Особенности работы женщин.

Патент на работу в РФ Особенности приема на работу иностранца Особенности увольнения иностранца. Увольнение по собственному желанию Увольнение по соглашению сторон Процедура увольнения по сокращению. Увольнение за прогул Нарушение сроков выплаты зарплаты Восстановление на работе.

Журнал регистрации исходящих документов

Организационно-распорядительная документация. Дата документа см. Регистрация писем проводится после их подписания должностным лицом. Адресат письма см. Получателем письма может быть:. Пример Перед Ф.

Первого мая, пр. Обратите внимание: организации крайне редко направляют своим работникам письма. Примеры 23— Виза согласования включает:.

Пример оформления делового письма с этикетной рамкой можно посмотреть в приложении 6 к Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях, утв.

Исполнителем является работник организации, подготовивший текст письма. Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с г. Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:. А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью! Добрый день. При составлении двуязычного бланка компании, разве перевод идет не построчный?

Странно, что в примере 7 на бланке на русском языке написано "Главное управлении Республики Татарстан", а справа - на национальном языке сначала идет "Республика Татарстан Не могу понять: "Приложение" следует писать от границы левого поля листа или с отступом красной строки, как в тексте документа?

В Примерах и левее этого слова располагается только поле документа, от которого начинается размещение текста, здесь нет абзацного отступа.

Почему в примерах 3, 6, 9, 10 отсутствует на бланке сокращенное наименование организации? Наименование организации состоит из организационно-правовой формы и названия в кавычках. АО "Полюс".

В любом случае на бланке письма нужно указывать как в уставе положении. В примерах статьи демонстрируются правильные допустимые варианты оформления — такими они тоже могут быть. Вы правы в том, что если организация имеет в своем уставе положении сокращенный вариант своего наименования, то оно отображается и на ее бланках документов.

Прокомментируем п. Объясним, какие форматы сейчас являются самыми надежными для создания электронных подлинников и их последующего архивного хранения. Как отразить документы с ограниченным доступом в номенклатуре дел? Если их очень мало или среднее количество, то их можно по-разному включить в обычную номенклатуру дел. В статье мы показали все три варианта. Делопроизводство и архив Кадровая служба Юридический навигатор Развитие.

Навигатор тем:. Номенклатура дел: составляем правильно. Номенклатура дел сроки по новому Перечню. Документы АО. Протокол: оформляем и контролируем. Приказ: все тонкости оформления. Ответственность за подделку, или Кто подпишет? Передача документов при ликвидации и банкротстве.

Дистанционная работа. Навигатор тем: Номенклатура дел: составляем правильно. Главная Делопроизводство и архив Оформление документов. Письмо: все тонкости оформления реквизитов. Янковая Валентина. Схема 1. Виды бланков организационно-распорядительных документов. Пример 1. Угловой бланк письма с центрованным расположением реквизитов.

Пример 2. Угловой бланк письма с флаговым расположением реквизитов. Пример 3. Бланк письма с продольным расположением реквизитов. Пример 4. Бланк письма структурного подразделения. Пример 5. Бланк письма должностного лица. Пример 6. Бланк письма с товарным знаком организации, расположенным слева от ее наименования. Пример 7. Бланк письма на русском языке и государственном языке республики в составе Российской Федерации.

Пример 8. Бланк письма на русском и английском языках для переписки с иностранными корреспондентами. Связанный материал.

Устанавливаем режим коммерческой тайны. Реквизит ограничения доступа к документу. Конфиденциальные документы в номенклатуре дел. Пример 9. Фрагмент письма с продольным расположением реквизитов бланка. Адресование письма в организацию с ее полным написанием.

Адресование письма в организацию с ее сокращенным написанием. Адресование письма в структурное подразделение. Адресование письма руководителю организации начинаем с должности.

Адресование письма руководителю подразделения начинаем с наименования организации. Указание нескольких индивидуальных адресатов в письме.

Адресование письма группе однородных организаций. Адресование письма некоторым получателям из группы организаций. Константин Соловьев, ИТ-специалист. Добавление почтового адреса при адресации письма физлицу.

Написание почтового индекса в адресе специальным шрифтом. Добавление электронной почты при адресации письма руководителю подразделения. Добавление электронной почты при адресации письма организации. Добавление номера телефона при адресации письма организации.

Служебное письмо целиком на бланке структурного подразделения. Количество межстрочных интервалов не равно количеству пустых строк между реквизитами.

Какая между ни Отметка о сброшюрованном приложении. Отметка о приложении, которое имеет собственные приложения. Отметка об электронном приложении, не названном в тексте.

Надпись на конверте, в который вложен CD с электронным документом-приложением. Ссылка на опись приложений в отметке о приложении. Отметка о приложении в письме, в тексте которого документ-приложение назван. Отметка о нескольких приложениях в сопроводительном письме. Виза согласования включает: его должность, подпись, расшифровку подписи сначала инициалы, потом фамилия и дату визирования.

Виза согласования при отсутствии замечаний к проекту документа. Виза согласования при наличии замечаний к проекту документа.

Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно

Регистрация входящей и исходящей документации писем, телеграмм, заявлений, справок, уведомлений и пр. Для регистрации документов создается специальный журнал, в котором фиксируются данные о поступающей и исходящей корреспонденции. Формально под регистрацией документов подразумевается присвоение полученному либо отправленному документу идентификационного номера с занесением соответствующей информации в вышеупомянутый журнал.

Документы подлежат регистрации с целью:. Некоторые виды документации непосредственно после регистрации получают юридическую силу. Так, выданная работнику справка считается действительной только при условии наличия регистрационного номера. Что касается входящей документации, то регистрации подлежат документы, полученные любыми способами доставки, включая электронную почту и факс.

Если речь идет о внутренней документации компании, то документ, переданный в иное структурное подразделение, регистрируется только один раз, что облегчает поиск и отслеживание документации.

Журнал регистрации заполняется секретарем, референтом, офис-менеджером, делопроизводителем или иным работником, исполняющим аналогичные обязанности.

Утвержденной формы оформления журнала на сегодняшний день не существует. Руководство каждой организации вправе решать, каким образом осуществлять регистрацию корреспонденции и какие графы должны быть включены в журнал. Регистрировать входящие и исходящие письма можно:. Регистрационным номером называют набор букв и цифр, присваиваемый документу. Чаще всего для этого применяется трехчастная структура, где:. К нерегистрируемой корреспонденции относят рекламные буклеты, периодические издания, поздравительные открытки и пр.

Образец документа: Журнал регистрации исходящей корреспонденции. Добрый день. Если документооборот электронный, то документ необходимо сканировать и внести в СЭД. Подскажите, пожалуйста, нужно ли вести регистрацию входящей и исходящей документации руководителю структурного подразделения, если вся основная корреспонденция поступает на почту организации и регистрацию ведёт секретарь при директоре? И каким документом необходимо в данном случае руководствоваться?

Здравствуйте, Наталья. Регистрация входящей и исходящей документации в подразделениях вводится приказом или распоряжением. Регламентируется инструкцией по делопроизводству.

Иногда учет документации в подразделениях ведется по собственной инициативе работников без приказов и распоряжений. Руководитель подразделения может внести предложение о введении регистрации в своем подразделении и зафиксировать это в инструкции по делопроизводству. В некоторых компаниях секретарь ведет сквозной учет всей документации компании, а в подразделениях ведут дополнительно учет в подразделении.

Никакими законодательными актами это не регламентируется. Решение о порядке регистрации документов принимается внутри компании.

Если проблема стоит в том, что секретарь не все документы регистрирует, то эта проблема решается путем внесения перечня регистрируемых документов в инструкцию по делопроизводству. Добрый день! Анастасия, добрый день.

Новый журнал заводят в начале года и соответственно нумерацию начинают с 1 только в начале года. Если журнал закончился посреди года, то делают вкладыш и продолжают нумеровать в соответствии с порядковым номером и так до конца года. В начале следующего года заводите новый журнал и начинаете новую нумерацию с 1. Если компания работает по проектам и приходят информационные письма по проектам — данные письма также регистрируются в журнале, но где должны храниться?

Добрый день, Анна. Журналы входящей и исходящей корреспонденции обычно заводят на всю документацию, не только на письма. В них применяется сквозная нумерация.

Также вы можете завести отдельные журналы входящей и исходящей корреспонденции только для писем. А все остальные документы регистрировать в другом журнале. В номенклатуре дел, соответственно, вы указываете, что у вас несколько журналов регистрации корреспонденции. Обычно так делают, когда поток писем очень большой. В таком случае нужно обязательно указывать в названии журнала, что данный журнал предназначен для регистрации писем. Проектные письма необходимо хранить, в вашем случае, в двух экземплярах.

Один в папке с входящей корреспонденцией, другой в папке с проектной документацией. На каждом экземпляре должен быть проставлен один и тот же регистрационный номер. По поводу того где хранить оригинал и где копию. Как правило, оригинал хранится в папке с входящей документацией у секретаря делопроизводителя или иного ответственного лица , а копии передаются в подразделения или помещаются в иные папки.

Но бывают исключения. Если руководитель требует, чтобы в папке с проектной документацией хранился оригинал письма, значит так и поступайте. Возьмите себе за правило, в папке с входящей и исходящей документацией не должно быть пропущенных номеров, то есть все зарегистрированные документы должны присутствовать в папке. Оригинал или копия — это уже как получится. Иначе будет бардак, в котором будет трудно разобраться не только вам, но и другим сотрудникам. Существуют ли какие то шаблоны для разработки инструкции о регистрации документов?

Инструкция — это внутренний документ предприятия, поэтому разрабатывается внутри организации в соответствии со спецификой предприятия. Да многие процессы в разных организациях похожи, но все таки лучше разработать свою инструкцию для конкретно вашего предприятия. Вы можете заказать на нашем сайте разработку инструкции по делопроизводству которая будет включать пункт о регистрации корреспонденции или отдельную инструкцию о регистрации корреспонденции.

Добрый день, Оксана! Входящий номер. Входящий номер указывается только при регистрации входящей корреспонденции. При регистрации исходящей корреспонденции такой реквизит отсутствует.

Исходящий номер. Данный реквизит присутствует и во входящей корреспонденции и в исходящей корреспонденции. Но при регистрации входящей корреспонденции в журнале регистрации указывается исходящий номер контрагента т. Если у вас журнал входящей или журнал исходящей корреспонденции в электронном виде, то с нового года надо заводить новый журнал и начинать нумерацию с 1 номера.

Если вы ведете журнал в бумажном виде и в нем достаточно места для продолжения регистрации корреспонденции, то можно продолжить вести регистрацию в этом же журнале, но обязательно нужно с начала года начать регистрацию с нового листа и с номера 1. Оставить комментарий Отменить ответ. Ваш адрес email не будет опубликован. Time limit is exhausted.

Notify me of followup comments via e-mail. You can also subscribe without commenting. Настоящий пример регламента работы коммерческой службы включает в себя описание двух бизнес-процессов: Продажи Как написать письмо-ответ? Чтобы скачать образец письма Как фильтровать звонки? Фильтрация звонков позволяет правильно распределять потоки клиентов. Прежде всего, Документы подлежат регистрации с целью: обеспечения учета документации и контроля ее исполнения; систематизации и обработки корреспонденции; облегчения поиска документов в случае необходимости, создания организационно-поисковых систем; обеспечения сохранности документов; проведения продуктивной справочной работы по документации и пр.

Регистрировать входящие и исходящие письма можно: В обычном, бумажном журнале. Несмотря на то, что этот традиционный способ имеет свои недостатки, в частности, более долгий процесс нахождения информации о том или ином письме, во многих, даже очень крупных компаниях, ему до сих пор доверяют больше. В бумажном виде журнал регистрации корреспонденции представляет собой книгу А4, изготовленную типографским способом, с соответствующими графами.

Еще один плюс такого журнала заключается в том, что при отсутствии на месте делопроизводителя, другим сотрудникам будет проще найти сведения о документе, нежели искать эту информацию в чужом компьютере. В электронном журнале в формате doc, docx, xls.

Главное преимущество такой формы ведения учета — оперативность поиска нужной информации. Однако сбои в системе могут привести к искажению отдельных данных. Но для распорядительной документации система электронного документооборота является более предпочтительной, так как позволяет отслеживать исполнение резолюции.

В специальной электронной системе документооборота. Такой способ ведения учета корреспонденции обеспечивает эффективное управление движением документации, повышает исполнительскую дисциплину, сокращает время процедуры согласования документов и снижает расходы на делопроизводство.

В результате вы получаете единую, эффективную базу документарной информации, исключающую возможность дублирования отдельных бумаг, и максимально удобную систему отчетности. Если у вас остались вопросы по данной теме, вы можете задать их в комментариях. Образец документа: Письмо-поздравление. Как написать письмо-поздравление? Что еще почитать Технологии обработки входящих документов Организационно-правовые документы Как написать докладную записку?

Обсуждение: 14 комментариев Ирина. Обязательно ли заводить новый журнал входящей и исходящей корреспонденции ежегодно? Оставить комментарий Отменить ответ Ваш адрес email не будет опубликован. К другим новостям

Организационно-распорядительная документация. Дата документа см.

Журнал регистрации исходящих документов, образец которого дан ниже, очень помогает при ведении документации в организации. В нем регистрируются исходящие письма, указания, пояснения и другие бумаги, которые организация официально посылает куда-либо. Крупные предприятия используют для этого электронные таблицы, специализированные программы.

Как зарегистрировать исходящее письмо образец

Регистрация входящей и исходящей документации писем, телеграмм, заявлений, справок, уведомлений и пр. Для регистрации документов создается специальный журнал, в котором фиксируются данные о поступающей и исходящей корреспонденции. Формально под регистрацией документов подразумевается присвоение полученному либо отправленному документу идентификационного номера с занесением соответствующей информации в вышеупомянутый журнал. Документы подлежат регистрации с целью:.

Активировать демодоступ. Все документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ ко всем материалам и скачивать любые файлы. Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям. Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином. Составление и оформление деловых писем — неотъемлемая часть повседневной работы любого предприятия.

Исходящая корреспонденция: журналы регистрации, учета, образцы, правила заполнения

В любой сфере народного хозяйства обязательно существует делопроизводство, включающее множество функций. Среди них учет входящей и исходящей корреспонденции является одним из основных. Нет ни одного предприятия, функционирующего изолированно от других организаций. Обязательно осуществляется связь и сотрудничество с клиентами, поставщиками, финансовыми и прочими учреждениями. Поэтому без корреспонденции производственный процесс обойтись не может.

Журнал регистрации исходящих документов, образец которого дан ниже, очень помогает при ведении документации в организации. В нем регистрируются исходящие письма, указания, пояснения и другие бумаги, которые организация официально посылает куда-либо. Крупные предприятия используют для этого электронные таблицы, специализированные программы. Но у малого бизнеса необходимость в них возникает нечасто. Скачать документна сайте Ассистентус. Бланк и образец. Бесплатная загрузка. Онлайн просмотр. Проверено экспертом. ФАЙЛЫ Скачать пустой бланк журнала регистрации исходящих avto-dz.ruчать образ.

Повинуясь правилу, я не выбираю. Правилу я следую слепо. Людвиг Витгенштейн. Организационно-распорядительная документация. Эксперты обсуждают недочеты и противоречия нового стандарта.

Регистрация документов. Входящая и исходящая корреспонденция.

В этой статье мы не только подробно рассмотрим процесс учета исходящих документов, но и полностью алгоритм их подготовки с момента создания проекта до помещения в дело. Скачать журнал регистрации исходящих документов также можно здесь. Регистрация исходящих документов, на самом деле, особой сложности не представляет. Обычно этим занимается тот же сотрудник, в чьи обязанности входит и учет входящих.

Письмо: все тонкости оформления реквизитов

Наверняка все мы сталкивались с ситуацией, когда помнишь, что письмо приказ, информационное сообщение или иной документ приходило, а найти его не можешь или надо в запросе сослаться на документ, который отправляли ранее, а сделать это нельзя, так как не известны ни точная дата отправления, ни иные признаки, позволяющие его идентифицировать. Такое может произойти, если в организации не налажена система регистрации и учета входящих и исходящих документов. О том, как правильно построить эту систему, расскажем сегодня.

[YANDEXREETEXTUNIQ-1-2]

.

Оформление делового письма по ГОСТу: основные правила

.

.

Комментариев: 3
  1. tramesloni

    В запрещается выгуливать собак на детских и спортивных площадках, на территориях больниц, образовательных учреждений и иных территорий общего пользования.

  2. Римма

    Любить свою Родину, народу служить,

  3. Афанасий

    Или уже пора избавиться!

Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

© 2018-2021 Юридическая консультация.